Cafetariaregeling en je nieuwe bureaustoel

De term cafetariaregeling duikt steeds vaker op zodra thuiswerkers op zoek gaan naar een nieuwe bureaustoel. Dat klinkt aantrekkelijk, want je ruilt een deel van je brutoloon in en betaalt minder belasting. Maar de regels rond een bureaustoel liggen genuanceerder dan veel adviespagina’s laten zien. We leggen uit hoe het echt werkt, inclusief het stuk dat je zelden ergens leest.

Wat is een cafetariaregeling?

Bij een cafetariaregeling stelt je werkgever een deel van je arbeidsvoorwaarden vrij ter keuze. Je ruilt bijvoorbeeld brutoloon of vakantiedagen in voor iets anders, zoals een fiets, extra verlof of een vergoeding voor werkgerelateerde uitgaven. Omdat het bedrag voor de belasting van je loon af gaat, betaal je over dat deel geen of minder loonbelasting. Voor jou en je werkgever kan dat voordelig uitpakken, mits de uitruil past binnen de fiscale kaders die de Belastingdienst hanteert.

Waarom een bureaustoel meestal niet via de cafetariaregeling loopt

Dit is de kern waar veel content aan voorbijgaat. Werk je vanuit huis en richt je daar een volwaardige werkplek in, dan kan je werkgever de kosten voor een bureau en bureaustoel onder een gerichte vrijstelling vergoeden, gebaseerd op een Arbo-plan of een risico-inventarisatie en -evaluatie. Die gerichte vrijstelling mag niet worden uitgeruild binnen een cafetariaregeling.

Zodra de vergoeding via het Arbo-traject loopt, is klassieke cafetaria-uitruil voor diezelfde vergoeding dus niet toegestaan. Je werkgever kan niet zowel de gerichte vrijstelling toepassen als je laten kiezen om er brutoloon voor in te leveren. Het zijn twee gescheiden constructies, en dat onderscheid is precies waar veel adviesartikelen te snel overheen stappen.

Welke routes wel werken

Gelukkig zijn er wel degelijk manieren om een bureaustoel fiscaal voordelig te regelen. Hieronder de drie routes die in de praktijk het meest voorkomen.

Gerichte vrijstelling voor de thuiswerkplek

Is je stoel verplicht vanuit de Arbowet, of noodzakelijk om je werk goed te kunnen doen, dan kan je werkgever hem onbelast verstrekken of vergoeden. Let op twee dingen. Je mag er geen bruto loon voor inruilen, en je werkgever moet kunnen onderbouwen waarom de stoel nodig is, bijvoorbeeld met een Arbo-plan of een risico-inventarisatie en -evaluatie. Een vast bedrag of een termijn van vijf jaar hoort daar niet bij. Stopt je dienstverband, dan moet je de stoel in de regel inleveren of de restwaarde terugbetalen.

Vrije ruimte binnen de werkkostenregeling

Naast de gerichte vrijstelling heeft je werkgever een algemene vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. Dit is een percentage van de totale loonsom dat onbelast besteed mag worden aan allerlei extra’s, van een fiets tot een bureaustoel die niet onder de gerichte Arbo-vrijstelling valt. Hier kan uitruil via een cafetariaregeling wel een rol spelen, want dit is een andere juridische grondslag dan de Arbo-vrijstelling. Is de vrije ruimte van je werkgever al grotendeels gebruikt, dan is deze route minder aantrekkelijk, want het overschot wordt belast.

De losse thuiswerkvergoeding

Los van bovenstaande regelingen bestaat er een dagelijkse thuiswerkvergoeding van 2,45 euro. Deze vergoeding is bedoeld voor lopende kosten zoals stroom, water en koffie, niet voor de aanschaf van meubilair. Je kunt hem niet gebruiken om een bureaustoel te bekostigen, maar het is goed om te weten dat deze vergoeding losstaat van de andere twee routes en er dus gewoon naast kan bestaan.

Hoe vraag je dit aan bij je werkgever

De meeste werkgevers hebben deze regelingen niet standaard paraat, dus is het aan jou om het gesprek te starten. Begin met navragen of er een Arbo-beleid of RI&E is die de thuiswerkplek meeneemt. Is dat er niet, dan is de gerichte vrijstelling de logische eerste stap om te bespreken.

Vraag daarna naar de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling en of daar dit jaar nog ruimte in zit. Leg de afspraken schriftelijk vast, inclusief wat er gebeurt met de stoel bij het einde van je dienstverband. Dat voorkomt discussie achteraf en maakt de afspraak ook voor je werkgever administratief overzichtelijk.

Welke stoel kies je als de vergoeding er is

Zodra de vergoeding rond is, blijft de vraag welke stoel het waard is. Drie modellen die goed passen bij een thuiswerkplek die via deze route wordt ingericht.

Voor wie de vergoeding volledig aan de stoel besteedt, is de Desktronic SitPro een logische keuze. De stoel is gericht op langdurig thuiswerken en past goed bij het budget dat de regeling vrijmaakt.

Wie liever wat meer overhoudt binnen het beschikbare bedrag, kijkt naar de Workliving Zuidas. Deze stoel biedt een ruimere basis zonder dat de vergoeding volledig wordt opgesoupeerd.

Voor wie de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling gebruikt en dus over een groter budget beschikt, is de Ahrend 2020 Verta een optie die daar goed bij past.

Tot slot

Een bureaustoel via de cafetariaregeling regelen is dus geen kwestie van simpelweg brutoloon inruilen. De gerichte Arbo-vrijstelling en de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling zijn twee aparte wegen, en welke van toepassing is hangt af van hoe je werkgever de thuiswerkplek al heeft geregeld. Ga het gesprek aan, vraag naar beide routes en leg de afspraak vast voordat je een stoel bestelt.